Personuppgifter i wikin och delade mappar
Nästan varje organisation har en plats där bra svar sparas för att kunna återanvändas: en wiki, en delad mapp, ett dokument som heter något i stil med Vanliga frågor. Mycket av det som ligger där började som ett mejl, och mejl handlar om människor.
Kopian är svårare än mejlet
Mejlet ligger i ett system som organisationen känner till, i regel med rutiner för rensning och en rad i registerförteckningen. Kopian har sällan något av det. Den klistrades in av någon som ville hjälpa nästa kollega, den ligger bland hundra andra sidor, och ingen har bestämt hur länge den ska finnas. Mejlet är en känd behandling av personuppgifter. Kopian är en som ingen har fattat beslut om.
Vad GDPR säger om en kopia
Förordningens grundprinciper gäller varje kopia för sig. Uppgifterna ska inte vara fler än ändamålet kräver (artikel 5.1 c), och de ska inte sparas i en form som pekar ut en person längre än ändamålet behöver (artikel 5.1 e). Ändamålet med kopian är att bevara ett svar, och för det behövs sällan vem som frågade. Den som begär ett registerutdrag har dessutom som huvudregel rätt att få veta vilka uppgifter om den egna personen som behandlas (artikel 15), och en kopia ingen känner till kommer inte med i svaret. Det här är en beskrivning av reglerna, inte en bedömning av er situation: undantag finns, bland annat för arkivändamål, och vilka som gäller er avgör ni i samråd med ert dataskyddsombud.
Att stryka namnet räcker inte
Den som kopierar tar ofta bort namnet, kanske e-postadressen. Det som blir kvar kan ändå peka ut samma person för den som känner verksamheten. Förordningen räknar uppgifter som personuppgifter så länge någon rimligen kan lista ut vem de handlar om (artikel 4.1 och skäl 26), så en text med struket namn är inte därmed anonym. Det är också därför en genomläsning i farten är en svag kontroll: i farten ser man namnen, och det är inte namnen som är det svåra.
Kontrollera vägen, inte platsen
Det lockar att lösa problemet där det syns: städa wikin, skriv en policy om vad som får ligga där. Men platsen är inte felet. Felet är att vägen mellan mejlet och kopian saknar en fast kontroll. En väg som håller har samma led varje gång: personuppgifterna tas bort innan texten sparas någon annanstans, något annat än det som tog bort dem kontrollerar resultatet, det som inte klarar kontrollen pekas ut och kan inte laddas ner, och en människa godkänner svaret innan det delas. Det gör inte texten garanterat ren. Det gör att varje text har passerat samma kontroll, i stället för den kontroll någon hann med.
Låt vem som helst dra tillbaka en text
Ingen kontroll hittar allt, och den som kan upptäcka det som slank igenom är en kollega som känner verksamheten. Ge den personen ett sätt att säga ifrån som verkar direkt: texten ska sluta erbjudas i listor och sökningar och sluta följa med när samlingen laddas ner, tills någon uttryckligen släpper den igen — inte ligga kvar orörd i väntan på att en ansvarig hinner titta. Och säg uttryckligen att en markering för mycket är bättre än en för lite. Den kostar en genomläsning.
Det som redan ligger där
Inget av det här rör kopiorna som redan finns. De sparades utan kontroll, och en kontrollerad väg för nya texter ändrar inte det — den som vill veta vad de innehåller måste läsa dem. Det som går att ändra i dag är vad som händer med nästa bra svar. Börja där: ett ställe där vägen är kontrollerad, och som är så enkelt att det faktiskt används.
Kort sagt
Mejlet är en känd behandling av personuppgifter; kopian i wikin är en okänd. Problemet är inte var svaren ligger utan att vägen dit saknar en fast kontroll. Ta bort personuppgifterna innan texten sparas, låt något annat kontrollera resultatet, låt en människa godkänna, och låt vem som helst dra tillbaka en text. Inget av leden gör resultatet garanterat rent — tillsammans gör de att varje text har passerat samma kontroll.