Bygga en intern kunskapsbank som faktiskt används
En wiki, en delad mapp, ett intranät med en sökruta. En samling som ingen längre öppnar ser ut precis som en som används: den finns kvar, den har innehåll, och ingenting larmar. Det som avgör om den lever är något annat än verktyget.
Misslyckandet är tyst och ser ut som framgång
En samling som växer, som har innehåll och som ingen öppnar rapporterar friskt på varje mätvärde som finns. Antal sidor säger ingenting om värde. Det som säger något är om någon hittade ett svar, och det är svårt att mäta: en sökning som inte ledde någonstans lämnar inget spår om ingen loggar sökningarna, och en logg över vad enskilda medarbetare sökt på är en personuppgiftssamling om de anställda.
Skrivandet måste falla ut ur arbetet
Kunskap som kräver att någon sätter sig ner och dokumenterar konkurrerar med allt annat den personen har att göra. Kunskap som uppstår som en biprodukt av arbete som ändå görs behöver inte vinna den konkurrensen. Ett svar på ett mejl är redan skrivet, redan genomtänkt och redan formulerat för en läsare — det kostar ingenting extra att skriva, och när mejlet är skickat kan svaret vara svårt för nästa kollega att hitta.
Den som söker och den som skrev talar olika svenska
Värdet på en text är begränsat av att någon råkar tänka på rätt ord. Författaren skrev 'ersättning vid sjukdom', den som söker skriver 'sjuklön'. Det är därför ett etikettsystem är mer än ordning och reda, och därför sökningen ska vara förlåtande snarare än smart: svenska skrivs i bestämd form och som sammansättningar, och delsträngsökning träffar det som stamning missar.
Något måste tvinga fram revidering
En samling som ingen rör blir gammal utan att någon märker det. Ge varje text ett datum då den ska granskas, och lägg ansvaret hos organisationen snarare än hos den som skrev — personer byter tjänst. Det som inte granskats i tid ska synas som just det, och det som ingen granskar alls ska till slut sluta erbjudas som aktuellt. Poängen är inte kontrollen i sig utan att samlingen fortsätter vara något som revideras, i stället för något som en gång skrevs.
Kollektivt, inte personligt
Det ligger nära till hands att räkna vem som bidragit mest, och det kan skada samlingen: när bidrag blir merit kan texter bli revirmarkeringar, och den som ser ett fel i någon annans text får ett skäl att låta bli att rätta det. Spårbarhet i historiken, ja — poängtavlor, nej.
Kort sagt
En kunskapsbank håller om skrivandet faller ut ur befintligt arbete, om det går att hitta med fel ord, om något tvingar fram revidering och om ingen äger något. Verktyget är den minsta delen av det.