Integritetspolicy

Personuppgiftsansvarig

Personuppgiftsansvarig för Mimers tråd är Martin Lindgren (privatperson). Kontakta oss i alla frågor som rör dina personuppgifter: kontakt@mimerstrad.se.

Vilka uppgifter vi samlar in

• E-postadress — det enda du anger när du skapar ett konto.
• Lösenord — lagras endast som kryptografisk hash (bcrypt), aldrig i klartext.
• IP-adress och webbläsarinformation — sparas per inloggningssession av säkerhetsskäl.
• Aktivitetstidsstämplar — när du senast använde tjänsten, för automatisk radering av inaktiva konton.
• Organisationstillhörighet — vilken organisation du tillhör, sedan din ansökan godkänts eller du tagit emot en inbjudan.

Om du tillhör en organisation

Tjänsten är byggd för att kunskap ska ägas gemensamt av en organisation, inte av enskilda personer. Det får några konkreta följder som du bör känna till innan du ansluter dig till en organisation.

• Dina kunskapskort blir organisationens. När du ansluter flyttas de kunskapskort och etiketter du redan skapat in i organisationens gemensamma samling. Alla i organisationen kan då läsa, redigera, ta dem ur bruk och lägga dem i papperskorgen. Det går inte att ångra, och det gäller även om du senare lämnar organisationen: korten stannar kvar. Kort som du själv har lagt i papperskorgen följer inte med in i en organisation — de tas då bort permanent.
• Organisationsansvariga ser vissa uppgifter om dig. Den som administrerar din organisation ser din e-postadress, hur du anslöts och om du har varit aktiv de senaste 60 dagarna. Det är underlaget för att kunna avsluta åtkomst för någon som slutat. Ansvariga ser inte dina inklistrade texter, dina anonymiseringar eller dina fråga–svar-par. Inget av tjänstens gränssnitt visar dem för någon annan än dig — inte heller för en systemadministratör.
• Det du gör med ett kort står i kortets historik. När du skapar ett kunskapskort genom att godkänna en text, ändrar det eller till exempel tar det i bruk eller markerar det, står din e-postadress och tidpunkten i kortets historik. Läser en organisationsansvarig in kort från en fil, står den ansvariges adress som den som lade in dem. Det tjänsten gör själv står som "Systemet". Alla som kan läsa kortet kan öppna historiken.
• Är du organisationsansvarig ser dina kollegor din e-postadress. Organisationens medarbetare ser vilka som är organisationsansvariga, så att de vet vem de ska vända sig till. Utöver det och kortens historik visas ingen uppgift om dig för dem.

Kunskapskortet självt visar ingen författare, och ingenting i tjänsten räknar eller rangordnar vad en enskild person har skrivit eller ändrat. Det är ett medvetet val: samlingen ska inte kunna användas för att följa upp enskilda medarbetares prestationer. Historiken namnger den som har gjort något med ett kort för att det ska gå att granska, inte för att räkna.

Ändamål och rättslig grund

Du måste ange en e-postadress för att kunna skapa ett konto — utan den kan tjänsten inte tillhandahållas.

Det här gör vi

• Vi för och analyserar tekniska driftloggar. E-postadresser och lösenord filtreras bort ur loggarna.
• Vi skickar bara mejl som hör till tjänsten: e-postverifiering, besked till dig om någon begär åtkomst med en adress som redan har ett konto, lösenordsåterställning och besked om bytt lösenord, inbjudningar, besked om ansökan, medlemskap och roller i en organisation, besked när din åtkomst till en organisation avslutas, varningar innan ett konto raderas och en bekräftelse när det har skett, besked till organisationsansvariga när organisationens avtal närmar sig sitt slut, och besked när en organisation begär eller drar tillbaka ett utträde. Ingen marknadsföring.
• Två av breven anger en annan persons e-postadress: en inbjudan anger vem som bjuder in, och en ansökan om åtkomst anger för organisationens ansvariga vem som ansöker. Inget brev innehåller dina inklistrade texter, anonymiseringar, fråga–svar-par eller kunskapskort.
• Begär du åtkomst skickas din e-postadress i ett mejl till den som driver tjänsten. Det du skriver som motivering läser administratören i tjänsten och skickas inte i mejlet.
• Administratören kan se din e-postadress och senaste aktivitet för kontoadministration.
• Vi raderar automatiskt konton efter 60 dagars inaktivitet, utom för medarbetare i en organisation med gällande avtal.

Det här gör vi inte

• Vi säljer eller delar aldrig dina kontaktuppgifter med tredje part för deras egna ändamål.
• Vi skickar ingen reklam eller marknadsföringsmejl.
• Vi använder inga analys- eller spårningsverktyg och inga tredjepartscookies — endast en nödvändig, signerad inloggningscookie. Därför behövs ingen cookiebanner.
• Vi tränar aldrig AI-modeller på dina uppgifter. All AI-bearbetning sker på en lokal modell i Sverige.
• Vi fattar inga automatiserade beslut och gör ingen profilering.

Mottagare av uppgifter

Tjänsten driftas på egen server i Sverige. Allt mejl från tjänsten — breven som räknas upp under ”Det här gör vi” — skickas via Strato (STRATO GmbH, Berlin). Det innebär att mottagarens e-postadress och brevets text behandlas av Strato. Stratos e-postservrar finns i Tyskland. Strato tar också emot det du skriver till vår kontaktadress. Inga andra tredje parter tar emot dina uppgifter.

Inom tjänsten delas uppgifter om dig med de organisationsansvariga i din egen organisation, i den omfattning som beskrivs ovan. Språkmodellen som anonymiserar texter körs på egen hårdvara i samma lokala nät — inget innehåll lämnar tjänsten för att bearbetas.

Hur länge vi sparar uppgifter

• Kontouppgifter — tills du raderar kontot, eller automatiskt efter 60 dagars inaktivitet. För medarbetare i en organisation med gällande avtal: tills du raderar kontot. Tar organisationen bort dig ur samlingen finns kontot kvar, och gäller sedan samma regel om 60 dagars inaktivitet som andra konton utan organisation.
• Förfrågningar om åtkomst — det du skrev som motivering raderas när förfrågan har avgjorts, och resten av förfrågan (e-postadressen och beslutet) 30 dagar efter beslutet. En förfrågan som inte har besvarats raderas efter 60 dagar, utan besked; du kan då begära åtkomst igen.
• Inbjudningar — en inbjudan som inte har använts raderas 30 dagar efter att den slutade gälla. En inbjudan som har använts sparas så länge kontot den skapade finns, och raderas kontot tas e-postadressen bort ur den.
• Inloggningssessioner (IP-adress, webbläsarinformation) — högst 30 dagar.
• Tekniska loggar — högst 30 dagar.

När ett konto raderas — manuellt eller automatiskt — tas e-postadressen, lösenordet, dina inklistrade texter och de kunskapskort du har skapat utan organisation bort omedelbart och kan inte återskapas. Kvar finns en kontorad utan e-postadress, med datumen för raderingen och för varningsmejlen. Kunskapskort i en organisation finns kvar, med dina ändringar och markeringar, eftersom de är organisationens; i kortets historik står då "Borttagen användare". Säkerhetskopiorna beskrivs i nästa stycke.

Säkerhetskopior. Tjänsten säkerhetskopieras dagligen för att kunna återställas efter ett haveri. En raderad uppgift finns kvar i äldre säkerhetskopior tills dessa gallras, vilket sker senast efter 14 månader. Säkerhetskopiorna används enbart för återställning, aldrig för att söka fram uppgifter.

Dina rättigheter

Enligt GDPR har du rätt till tillgång till dina uppgifter, rättelse, radering, begränsning av behandling, dataportabilitet samt rätt att invända mot behandling som grundas på berättigat intresse. Kontakta kontakt@mimerstrad.se så hjälper vi dig — radering kan du dessutom göra själv direkt från kontosidan.

Om du anser att vi behandlar dina personuppgifter felaktigt har du rätt att lämna in klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (imy.se).

Ändringar i denna policy

Om policyn ändras uppdaterar vi denna sida och datumet högst upp. Vid väsentliga ändringar informerar vi dig via tjänsten.